Datenschutz

Datenschutzinformation für die Eintracht Orga App

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Eintracht Orga App ist:

RSV Eintracht 1920 Vellmar e.V.
Pfingstweide 30A
34246 Vellmar

Postanschrift:
Postfach 1105
34246 Vellmar

E-Mail: info@eintracht-vellmar.de

2. Zweck der App

Die Eintracht Orga App dient der internen Organisation und Zusammenarbeit innerhalb des RSV Eintracht 1920 Vellmar e.V.

Sie unterstützt insbesondere die Organisation von Mannschaften, Aufgaben, Terminen, Veranstaltungen und Arbeitseinsätzen, die Belegung von Sportplatz und Vereinsheim, die interne Kommunikation sowie – für entsprechend berechtigte Personen – Verwaltungs- und Finanzprozesse des Vereins.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit sie für diese Zwecke erforderlich ist.

3. Benutzerkonto und Profildaten

Für die Nutzung der App wird ein persönliches Benutzerkonto verwendet.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, sofern hinterlegt
• technische Benutzer-ID
• zugewiesene Rolle und Berechtigungen
• Mannschafts- oder Funktionszuordnungen
• Freischaltungsstatus

Diese Daten werden zur Anmeldung, Benutzerverwaltung, Berechtigungssteuerung und vereinsinternen Zusammenarbeit verwendet.

4. Vereinsorganisation

Abhängig von den genutzten Funktionen können weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• Aufgaben und Zuständigkeiten
• Termine und Terminzuordnungen
• Teilnahme an Veranstaltungen und Arbeitseinsätzen
• Schicht- und Helferzuordnungen
• Buchungen von Sportplatz oder Vereinsheim
• organisatorische Angaben zu Mannschaften und Vereinsfunktionen
• Sitzungs- und Verwaltungsinformationen, soweit diese einer Person zugeordnet sind.

5. Interne Kommunikation

Bei Nutzung der Kommunikationsfunktionen werden die übermittelten Nachrichten sowie die hierfür erforderlichen Angaben zu Absendern und Empfängern verarbeitet.

Die Sichtbarkeit richtet sich nach der jeweiligen Kommunikationsform und den innerhalb der App vergebenen Berechtigungen.

6. Push-Benachrichtigungen

Nutzer können Push-Benachrichtigungen aktivieren.

Hierfür werden technische Push-Informationen des verwendeten Geräts bzw. Browsers gespeichert. Diese ermöglichen die Zustellung von Benachrichtigungen an das jeweilige Gerät.

Push-Benachrichtigungen können insbesondere über Nachrichten, Aufgaben, Termine, Veranstaltungen, Arbeitseinsätze und andere für den Nutzer relevante Vorgänge informieren.

Push-Benachrichtigungen können über die App- bzw. Browsereinstellungen deaktiviert werden.

7. Finanzverwaltung, Belege und Erstattungen

Berechtigte Nutzer können innerhalb der App Belege und Rechnungen einreichen und Finanzvorgänge bearbeiten.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name des Einreichenden bzw. Zahlungsempfängers
• Betrag
• Datum
• Verwendungszweck bzw. Beschreibung
• Kategorie und Mannschaftsbezug
• hochgeladene Belege oder Rechnungen
• Bearbeitungs- und Freigabestatus
• Angaben dazu, wer einen Vorgang bearbeitet, freigegeben oder abgelehnt hat
• Zuordnung zu einem Zahlungsvorgang.

Bankverbindungsdaten wie IBAN oder BIC werden für Auslagenerstattungen nicht als strukturierte Daten in der App gespeichert.

Hochgeladene Originalrechnungen oder Belege können allerdings selbst entsprechende Angaben enthalten.

Der Zugriff auf Finanzdaten ist auf die hierfür berechtigten Personen beschränkt.

8. Automatisierte Beleganalyse

Bei der Einreichung von Belegen kann eine technische bzw. KI-gestützte Analyse verwendet werden, um Angaben wie Betrag, Datum oder Beleginformationen automatisch zu erkennen und als Eingabevorschlag bereitzustellen.

Die erkannten Angaben können vom Nutzer überprüft und geändert werden. Die automatisierte Analyse trifft keine rechtlich verbindliche Entscheidung über die Genehmigung oder Auszahlung eines Vorgangs.

9. Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang insbesondere verarbeitet, soweit dies für die Durchführung der Vereinsmitgliedschaft, die Organisation des Vereinsbetriebs oder die Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist.

Als Rechtsgrundlagen kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht.

Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung ausdrücklich auf einer Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10. Empfänger und technische Dienstleister

Zur technischen Bereitstellung der App können externe IT-Dienstleister eingesetzt werden, insbesondere für Hosting, Datenbank, Authentifizierung, Datenspeicherung sowie einzelne technische Funktionen der Anwendung.

Soweit solche Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag des Vereins verarbeiten, sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung zu beachten.

Bei einzelnen Funktionen, insbesondere der automatisierten Beleganalyse, können Daten an den hierfür eingesetzten technischen Dienst übermittelt werden, soweit dies zur Durchführung der jeweiligen Funktion erforderlich ist.

Der Verein verfolgt den Grundsatz, nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Daten zu verarbeiten.

11. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Vereins- und Verwaltungszweck erforderlich sind.

Daten eines Benutzerkontos werden überprüft bzw. gelöscht oder anonymisiert, wenn der Zugang nicht mehr benötigt wird, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Für steuerlich oder buchhalterisch relevante Unterlagen können gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten. Solche Daten dürfen erst nach Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

12. Berechtigungen und Zugriffsschutz

Der Zugriff auf Inhalte der App richtet sich nach der jeweiligen Benutzerrolle und den vergebenen Berechtigungen.

Insbesondere Verwaltungs-, Finanz- und Administrationsfunktionen stehen nur entsprechend berechtigten Personen zur Verfügung.

Benutzer dürfen Zugangsdaten nicht an andere Personen weitergeben und sollen den Verein informieren, wenn ein Zugang nicht mehr benötigt wird oder ein unberechtigter Zugriff vermutet wird.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung personenbezogener Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an info@eintracht-vellmar.de gerichtet werden.

Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Die Eintracht Orga App wird fortlaufend weiterentwickelt. Dadurch können sich auch Art und Umfang der verarbeiteten Daten ändern.

Diese Datenschutzinformation wird angepasst, wenn neue Funktionen oder Änderungen der technischen Verarbeitung dies erforderlich machen.